Noveo

Наш блог Инструменты онбординга

Инструменты онбординга

QA department manager NoveoSPb Дарья не понаслышке знает о том, что такое онбординг новых сотрудников. В этом посте она делится своими наблюдениями о том, какие практики наиболее эффективны, а каких моментов стоит избегать.

Noveo onboarding tools

В рамках школы Soft skills от Women in Tech мне удалось провести опрос об отношении к онбордингу: что хорошо проходит у работодателей и сотрудников, а где начинается прихрамывание на обе ноги. Из всей полученной информации меня заинтересовала работа с разными инструментами онбординга, потому далее речь пойдет именно о них.

 

Перед тем, как начать разбор возможных инструментов, хочется отдельно подчеркнуть: люди, о ужас, разные, и то, что эффективно проявит себя в адаптации одних, не обязательно подойдет другим. Формирование скоупа инструментов, уместного для вашей команды — это живой процесс, и со временем какие-то из них могут отойти на задний план, а другие раскроются так, как вы о них и не думали. Также не забывайте запрашивать обратную связь у новичков, выяснять, что комфортно именно им, корректируйте свой инструментарий, если замечаете определенные тенденции в фидбеке сотрудников.

 

Довольно редко встречающийся, но весьма полезный нюанс онбординга — его план. Новые сотрудники быстрее и менее тревожно адаптируются, когда есть возможность с ним ознакомиться в самом начале. У новичков появляется понимание, что предстоит выполнить в тот или иной отрезок времени до полного погружения в процессы. Убедитесь, что сотрудник не будет читать в первую неделю то, что ему пригодится не ранее, чем по окончанию испытательного срока, или же то, что не относится к его отделу и задачам, а оказалось перед его глазами просто потому, что эта информация есть в базе знаний. Это дезориентирует новичка, рассеивает фокус его внимания с важного на вторичное.

 

Во главе всех инструментов стоит, конечно же, прекрасный и ужасный confluence — или любая база знаний с обилием букв, которая дается новичку для самостоятельного изучения. Когда есть документация по проекту или отделу, сотрудники готовы раз за разом возвращаться к ней и перечитывать, если что-то забывается. Но любого, даже самого перспективного новичка замедлит в его погружении несовпадение документации и живых рабочих реалий, поэтому статьи должны быть актуальны. Если документация на уровне, новички отмечают, что чувствуют себя более уверенно в работе, так как им не приходится постоянно отвлекать наставников и какой-то пласт вопросов они уже способны решить сами.

 

Очевидный минус confluence — обилие информации, которое можно в него впихнуть. Самое плохое, что в данном случае может произойти с новичком, — это если его оставят на N часов читать все подряд без какой-либо систематизации. Победить этого монстра может roadmap освоения. Также с этой проблемой может помочь наставник с рекомендацией «сюда — не читай, туда — читай».

 

Дополнительно обратите внимание на структуру confluence и то, до какой степени «говорящие» заголовки у статей и разделов. Легко ли будет новичку найти в нем интересующую информацию?

 

Наравне с confluence хочется отметить такой инструмент как one-to-one. Причем в данном случае не так важно, кто именно будет проводить онбординг и отвечать на вопросы новичка. Важно, чтобы этот человек существовал и был однозначно заявлен как наставник, к которому можно приходить с вопросами. По формату подойдут как очные встречи, так и видеосозвоны с мессенджерами. Кто-то предпочитает мессенджеры, потому что к информации в них можно вернуться и перечитать, а кто-то остается верен живому общению. Стоит опять же уточнить у новичка, как ему было бы удобнее.

 

Постарайтесь не превращать общение с новым сотрудником в формальность или же исключительно в полигон, где ему можно предоставить «конструктивную обратную связь о том, как он неправ». Не забывайте поддерживать новичка, уточнять, что еще он хотел бы обсуждать в рамках этих встреч, чего ему не хватает, какой опыт онбордингов у него был ранее, что было хорошо, что плохо.

 

При этом новичкам важна возможность отвлекать наставника как по бытовым вопросам, так и по конкретным рабочим задачам (это могут быть разные люди). Хорошо себя в таких случаях показывает регулярность. Например, наставник каждое утро общается с новичком по 15-30 минут, чтобы поговорить об актуальных задачах/проблемах и планах, статусах задач, для понимания настроения сотрудника. Это и возможность для новичка задать уточняющие вопросы, накопив их за весь прошедший день, а не отвлекая наставника при любой возможности (но стоит обсудить отдельно, как поступать с вопросами, блокирующими работу новичка).

 

Многие отмечают, что лучше влиться в новые процессы им помогает «со-участие» в деятельности уверенных специалистов. Это может быть как посещение совещаний в качестве слушателя или парное программирование, так и демонстрация экрана наставника в момент его работы над стандартными задачами.

 

Следующий популярный инструмент — видеоуроки. Как правило, он связан непосредственно с работой приложения или сайта, с которыми предстоит иметь дело новичку. При этом длинные видеоролики без какого-либо практического применения рискуют быть просто промотанными. Облегчить работу с видеоматериалами помогут таймкоды. Кому-то поддерживать видеоуроки сложнее, чем написать статью, потому они особенно часто страдают неактуальностью. Зато там, где на статью можно убить 5 часов, может хватить 15-минутного видеоурока, объясняющего то же самое.

 

Альтернативой видеоурокам часто выступает запись кейсов, благодаря которой новичка проводят по основной функциональности и тем самым знакомят с приложением не абстрактно, а более предметно.

 

В конце хочется еще раз упомянуть такой инструмент, как обратная связь от новичка. Ее особенно важно запрашивать в начале, чтобы скорректировать свои подходы. И в конце, чтобы дополнительно перепроверить, до какой степени успешно прошел онбординг. В таком случае можно подключить унифицированный опросник. При этом стоит проговорить новичку, зачем собирается обратная связь и как она поможет скорректировать будущие процессы.

 

Дополнительную информацию об успешности погружения сотрудника в процессы наравне с прямым диалогом могут дать специальные практики. Кто-то совсем не проверяет, до какой степени новичок усвоил материал, но если хочется иметь определенные показатели, что это может быть?

 

— Предлагайте новичку все более сложные задачи, постепенно уменьшая присутствие в процессах наставника;

— проведите отдельные тесты или даже экзамен (но учтите, что плохой результат может демотивировать новичка, в таких случаях тесты лучше, так как показывают промежуточный результат, в то время как провал экзамена воспринимается как «приговор»);

— проводите one-to-one с руководителем или регулярные статус-митинги с наставником;

— проводите comfort review от HR-ов;

— предложите новичку заполнить опросник по итогам онбординга;

— также можно понять погруженность сотрудника в процессы по косвенным признакам. Например, когда новичок все меньше обращается за помощью и становится полноценным специалистом.

 

Грамотно организованный онбординг значительно облегчает этап адаптации и повышает эффективность работы всех участников процесса. Проверьте, все ли нюансы учтены в вашем процессе — или, может быть, есть что усовершенствовать? Будем рады, если наш пост поможет вам сформировать идеальный для вашей команды набор инструментов онбординга!

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

НазадПредыдущий пост ВпередСледующий пост

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: