Noveo

Наш блог Секреты тайм-менеджмента от дядюшки Тима

Секреты тайм-менеджмента от дядюшки Тима

Замечаете, что время как будто утекает сквозь пальцы? Возможно, вам поможет рецепт продуктивного управления временем от руководителя web-отдела NoveoSPb Тимофея!

TIMe management Noveo

Для начала небольшой дисклеймер: это мой собственный подход к управлению временем, который создавался с учетом моих привычек и характера и совершенствовался в течение многих лет. Не могу сказать, что описанное ниже подойдет абсолютно каждому, но искренне надеюсь, что для кого-то мои советы окажутся полезными.

 

Самое важное здесь — это понять, что любой мыслительный процесс, каким бы он ни был, потребляет энергию — этакое «мозговое топливо», у которого есть свой суточный лимит. Следовательно, чтобы быть максимально продуктивным, необходимо выстроить процессы, которые бы способствовали рациональному использованию этого «топлива».

 

Уверен, что вы не понаслышке знакомы с ситуацией, когда сидишь в офисе, бездумно уставившись в монитор, голова совершенно пустая, а тело уходит в режим сохранения энергии или вообще в гибернацию. «Свет горит, но дома никого» — я заметил, что это состояние настигало людей и по окончании масштабного проекта, и когда они работали на износ, чтобы выдать результат в суперкороткие сроки, и еще по сотне причин.

 

Каждый раз это происходило потому, что человек полностью тратил «мозговое топливо», отведенное ему на сегодня, и даже немного брал взаймы у завтра. Некоторым и вовсе удавалось оформить кредит, чтобы одномоментно израсходовать запасы «горючего», предусмотренные на месяцы вперед.

 

Мы часто занимаемся расточительством «мозгового топлива», когда пытаемся держать в голове все и сразу:

1) Переполнение стека: иногда мы забываем определенные вещи, потому что они вытесняются из нашего стека памяти. Типичный случай: мы хотим запомнить все разнообразие информации, и новый блок данных «втискивается» на место одного из поступивших ранее.

2) Дефибрилляция: происходит, когда мы весь день повторяем себе: «Не забудь про эту задачу, она чрезвычайно важна, забудешь — апокалипсиса в офисе не миновать», и она все равно вылетает из головы.

3) Преследование: в самое неподходящее для визитов время нас решает повторно навестить вчерашняя гениальная идея / забытая задача, причем предстает она перед нами настолько ярко, что буквально ослепляет и не дает сконцентрироваться на деле, которым мы занимались секунду назад.

 

Итак, мы выяснили несколько причин того, почему мы растрачиваем «мозговое топливо» впустую. Что же делать дальше?

 

Мой ответ — составлять список дел ;)

 

Я активно пользуюсь следующими тулзами:

1) Todoist — для задач: из-за его гибкости в плане сортировки (по проектам, тегам и т.д.) и доступности на всех платформах (на Windows, Mac, смартфонах и даже часах!);

2) Outlook — для событий: из-за его интеграции с корпоративными системами, расписанием и электронной почтой, которые и так являются неотъемлемой частью нашей офисной жизни.

 

К слову, не путайте задачи и события: первые похожи на бэклог проекта, тогда как для вторых вам нужно собрать людей и вместе обсудить какой-либо вопрос. Во имя всего святого, не выделяйте в своем календаре время под выполнение конкретного задания — чуть позже я расскажу, почему безоговорочно отказался от этой практики в своей работе.

 

** Ниже можете почитать эпичную историю об ошибках в планировании.

 

Вместо «Сегодня» моей главной страницей в Todoist определены «Входящие»: это позволяет мне легко собрать все задачи в одном месте — в их изначальном, сыром виде, без сортировки, а иногда и без точной формулировки. Главное — выработать в себе привычку скидывать во «Входящие» все, каким бы незначительным оно ни казалось (кроме, конечно, тех задач, которые вы собираетесь выполнить сразу же). Такой подход помогает вашей голове разгрузиться и сохранить «топливо», ведь со временем для доступа к RAM вместо мозга вы начнете использовать Todoist — а достоинств у этого уйма.

 

Как только вы приучили себя к первой части процесса, можете переходить ко второй — к «грумингу входящих». Обычно я занимаюсь этим в конце каждого дня — либо пока я в офисе, либо уже дома, поздно вечером и с кружкой горячего чая — это у меня как сеанс медитации :) На все дело уходит примерно 20 минут.

 

Основной смысл груминга заключается в следующем:

1) Прочитайте все задания и убедитесь, что точно понимаете, о чем конкретно идет речь в каждом случае. Перефразируйте, если это необходимо, чтобы в будущем не тратить «мозговое топливо» на повторное выяснение смысла написанного. Иногда мы спешим и закидываем в бэклог необработанные данные — это нормально. Суть этого шага как раз в том, чтобы отрефакторить задачи в течение дня, пока они еще свежи в памяти.

2) Вспомните свой день и убедитесь, что ничего не забыли. Обычно я прокручиваю события дня у себя в голове — не знаю почему, но я делаю это в обратном направлении: так мне удается восстановить верный хронологический порядок и найти, каких задач может не хватать в бэклоге.

3) Определите приоритет задач и не усложняйте процесс. Начните с одной-единственной страницы «Входящие», на которой собраны все задачи в вашем распоряжении — просто перетаскивайте их, двигаясь от наиболее к наименее важной. Получившийся список придется как никогда кстати, когда вы встанете перед выбором, чему посвятить свободные 15 минут перед очередной встречей.

 

** Еще ниже — мои мысли о «фиксации» и о том, как провести с умом даже минимальный промежуток времени.

 

Как только логирование и груминг войдут у вас в привычку, вы заметите, как резко возрастет ваш запас энергии, а вместе с ним мотивация и уверенность в себе.

 

Еще один довольно приятный побочный эффект заключается в том, что при поступлении новых задач в бэклог в течение дня вы сможете спокойно поместить их в список к другим делам — и никаких когнитивных искажений степени их важности. В конце концов, то, насколько подгорает у коллеги, передавшего вам задачу, ничего не говорит о приоритете самого задания :)

 

Единственное, что я могу порекомендовать вам спустя месяц-полтора после внедрения этого подхода в рабочий процесс, — это начать проводить короткие еженедельные ретроспективы, результаты которых лучше записывать, чтобы использовать при необходимости в дальнейшем. Я посвящаю этому около часа в воскресенье: за это время я анализирую, что было достигнуто, а что нет, что помешало моим планам, что из задач пришлось отложить по той или иной причине, что я хочу улучшить и что полезного я могу вынести из прошедшей недели.

 

Удачи в использовании этой практики! И не стесняйтесь кастомизировать этот подход и добавлять свои ингредиенты в предложенный рецепт ;)

 

**Ошибки в планировании 

 

Какой бы подход я ни использовал, у меня никогда не получалось выделить в своем дне большое, не занятое ничем другим «окно», которое я мог бы спокойно посвятить выполнению какого-либо конкретного задания. Из-за этого я постоянно находился под давлением и в какой-то момент даже начал гуглить симптомы ADD (он же синдром дефицита внимания) — так, на всякий :)

 

Моя первая попытка в планировании представляла собою включение всех — в смысле абсолютно всех — активностей в календарь: обед, разговоры один-на-один, проверка почты и написание ответных писем… Там даже были такие нелепые задачи, как «Улучшение процессов в отделе»: в идеальном сценарии за этот час я должен был бы волшебным образом заставить тот или иной процесс работать так, как надо, пока сам просто сижу за столом.

 

В реальной же жизни получалось так, что мое идеальное расписание жило в какой-то параллельной от меня вселенной: я занимался совершенно другими делами, а запланированные задачи оставались нетронутыми и постоянно откладывались. Сам же я был измотан и напряжен из-за того, что работа без конца накапливалась независимо от прикладываемых усилий. Вам уже наверняка ясно, насколько неправильным был этот метод.

 

Впоследствии я попытался сделать свой подход к делу более гибким и стал создавать в календаре не конкретные задачи, а сеансы — вроде тех, когда садишься, выбираешь задание из бэклога, запускаешь таймер на час и работаешь по технике Pomodoro.

 

К тому времени я уже использовал списки для бэклога — я стал составлять их, чтобы быстро взять оттуда что-нибудь как раз для подобных сеансов. Кстати, поначалу это были просто заметки в телефоне, так как данные с него легко синхронизировалась со всеми остальными девайсами; только вот поиск информации, расстановка приоритетов и бесконечный копипастинг стали настоящей головной болью.

 

Мне кажется, будь у меня другая профессия, вариант с сеансами мог бы вполне сработать. Сам по себе этот подход неплох, но я жаждал еще большей гибкости и хотел оставаться в курсе всего, что происходит вокруг, — без периодического «выпадения» из этого мира на час-другой.

 

И вот однажды, как это обычно бывает, на меня снизошло озарение :)

 

Я осознал, что продолжительные периоды времени редко оказываются в нашем распоряжении, и, если мы заставляем себя искусственно организовывать такие вот «окна» в своем расписании, результаты обходятся слишком дорого. «Тогда к чему так фокусироваться на них?» — задавшись этим вопросом, я решил рассмотреть ситуацию под другим углом и создать для себя условия, в которых я мог бы работать где угодно и когда угодно, выполняя небольшие задания и тем самым непрерывно приближаясь к финишной прямой.

 

Бинго! Казалось, я нашел Атлантиду, однако для реализации нового метода было необходимо соблюсти несколько требований:

 

1. Под рукой у вас всегда должен быть бэклог с четко определенными задачами, чтобы не терять ни секунды, когда перед встречей появятся те самые заветные 15 минут.

2. Задания должны быть маленькими — иначе ничего не выйдет. Благодаря небольшому размеру задач вам будет не так страшно брать их в работу, а также вряд ли появится желание прокрастинировать.

3. Наконец, прекратите бесконечно искать идеальный момент для того, чтобы начать что-то делать: поймите и примите, что он никогда не наступит, и научитесь работать с короткими промежутками времени.

3.1 Можете прийти на встречу чуть раньше и разделаться с заданием, пока ждете!

3.2 Встреча закончилась раньше, чем ожидалось? Возьмите в работу новое задание!

3.3 Встречу отменили? Выполните пару-тройку заданий :)

 

**Еще пара вещей, с помощью которых я смог оптимизировать свой день

 

Фиксация 

 

Одно из самых зловещих понятий в тайм-менеджменте. Этим словом описывают состояние, когда вы настолько зацикливаетесь на каком-то определенном событии, что оно полностью высасывает из вас всю энергию. Убежден, что каждый из вас проходил через что-то похожее:

 

в середине рабочего дня у вас запланирована очень важная встреча, к которой вы уже давно подготовились. Вы пытаетесь заняться чем-то еще, но, несмотря на прилагаемые усилия, из раза в раз возвращаетесь мыслями к этой самой встрече — в итоге вы все утро фокусируетесь ни на чем, кроме нее, и прожигаете «мозговое топливо». Как следствие, сразу после окончания встречи вы «падаете» от изнеможения и больше не в силах делать что-либо еще — как видите, уровень продуктивности в этом случае стабильно колеблется в районе 0 :)

 

Совет тут прост: не выдумывайте лишнего, не нагнетайте воображаемые ситуации бесконечными «а что, если…»; сохраняйте спокойствие и положитесь на свой список дел с четко обозначенными приоритетами ;)

 

Отвлекающие факторы 

 

Мы живем в мире, который находится в постоянном движении и порождает множество «шума», отвлекающего наше внимание. Лучшее, что мы можем сделать в сложившихся обстоятельствах, — это попытаться ограничить количество «помех».

 

Со своей стороны я предпринял следующие меры:

1. Настроил большинство приложений так, что при появлении чего-то нового ничего не звенит и не вибрирует — изменяется только счетчик уведомлений, который я замечу, когда буду проверять телефон.

2. Стал использовать Telegram как основное средство связи — на него также распространяются настройки со счетчиком, но с небольшой поправкой: здесь не учитываются уведомления из групповых чатов.

3. Отключил все звуки на компьютере и смартфоне и оставил только тактильные сигналы на часах.

 

Списки 

 

Когда вы научитесь правильно декомпозировать свои задачи, вы заметите, что бэклог начинает разрастаться в геометрической прогрессии и становится все более устрашающим день ото дня. Не бойтесь: это всего лишь знак, что вам пора приступать к созданию проектов в Todoist и перетаскивать в них связанные задачи из папки «Входящие» — сам же процесс по большей части не поменяется.

 

1. Появляется новое задание — помещаете его в бэклог («Входящие»).

2. В конце дня, когда приводите список дел в порядок, добавляете еще один шаг — соотносите задания с проектами.

3. Теперь расставляете все по приоритетам: во «Входящих» — общие задания, а в «Проектах» — те, что относятся к конкретному проекту.

 

Вы также можете выстроить свою альтернативную систему при помощи тегов: так все ваши задачи и приоритеты будут представлены на единой странице, а что-то, относящееся к тому или иному проекту, можно будет найти через фильтры. Правда, я все-таки предпочитаю явное разделение на проекты :)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

НазадПредыдущий пост ВпередСледующий пост

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: