14 июля 2017

Корпоративный портал всё про всех знает

Продолжаем рассказывать о системах, которые мы разработали, чтобы упростить и автоматизировать свои внутренние проекты. Сегодня речь пойдёт об инструменте, который из ученического проекта вырос в централизованное хранилище данных о сотрудниках, с которым интегрированы почти все наши внутренние системы.

Да-да, немногие знают, но изначально инструмент под названием CompanyStaff был простеньким одностраничным сайтом, написанным нашим разработчиком в рамках ознакомления с Backbone. Сайт содержал основную информацию о сотрудниках: имя, должность, ключевые навыки, фотографию и контактные данные; до этого найти эту информацию можно было на отдельной странице нашей внутренней wiki.

Взглянув на сайт, мы посчитали, что у него есть потенциал, ведь всех коллег лучше знать в лицо, да и начать общение будет проще, если уже знаешь, как зовут “того парня” или “эту симпатичную тестировщицу” :)

Так началась история проекта.

Используем интранет в Noveo: корпоративный портал всё про всех знает

Сейчас главная страница приложения выглядит почти так же, как и первая версия: в таблице содержится основная информацию о сотрудниках, при выборе одного из коллег справа появляется панель с фотографией и контактными данными. Кстати, написать письмо или позвонить по Skype можно прямо из инструмента, удобно, не так ли?

Корпоративный портал всё про всех знает: скрин внутренней системы Noveo

Иногда бывает нужно найти человека, которого ты знаешь только в лицо. Но не перебирать же весь список из сотен сотрудников, пока не найдёшь того, кто тебе нужен! Для таких случаев мы добавили раздел, где вместо информации о специализации или менеджере можно найти фото всех сотрудников.

Если же хочется узнать о человеке больше, нужно просто открыть его профиль. В профиле сотрудник может указать свои навыки и специализацию, рассказать немного о себе, заполнить wish-list или добавить дополнительные контакты или ссылки на соцсети. Разработчики также могут опубликовать свой SSH-ключ, чтобы системный администратор мог легко предоставить им доступ к необходимым серверам.

Корпоративный портал всё про всех знает: информация о сотруднике в системе Noveo

Увидев, что ресурс набирает популярность, мы решили добавить ещё один раздел — наши новости. Здесь можно узнать о новых сотрудниках, завершённых проектах, днях рождения коллег и других важных, ну или просто интересных событиях. Идея пользуется успехом: эту страничку регулярно читают почти все сотрудники компании!

Следующим шагом в развитии системы стало добавление раздела для проведения Performance Review — беседы, где сотрудник может обсудить с менеджером результаты своей работы и дальнейшие перспективы. Чаще всего речь идёт о том, нравятся ли проекты и задачи, чем бы хотелось больше или меньше заниматься, есть ли ощущение профессионального роста. Ну и, конечно, о зарплате!

Такие беседы мы проводим с каждым сотрудником раз в несколько месяцев, но если есть желание что-то обсудить, можно попросить Performance Review и самому. Созданная в системе заявка отправляется менеджеру отдела и HR, а сотруднику приходит письмо с просьбой заполнить небольшую анкету с основными вопросами для обсуждения. После этого назначается удобное для всех время и проводится встреча.

Корпоративный портал всё про всех знает: заявка на performance review в Noveo

CompanyStaff становился всё более интересной и разносторонней системой. В один прекрасный момент мы подумали: раз уж здесь хранятся данные о людях, работающих в компании, то не будет ли логичным оформлять здесь же и приём новых сотрудников? Сказано — сделано!

Теперь процесс оформления на работу выглядит так: как только будущий коллега принял Job offer, HR-менеджер создаёт его профиль в системе, указывает всю необходимую информацию (имя, фамилия, должность, менеджер…) и отправляет заявку системным администраторам. Те в свою очередь создают аккаунт для внутренних систем и рабочую почту, после чего указывают логин, пароль, email-адрес и версию ОС в заявке и отправляют её обратно HR-менеджеру. После этого в день выхода HR активирует профиль, и информация о новичке появляется в разделе “Новости”.

Сейчас мы решили обновить процесс: после создания профиля HR-менеджером мы будем давать доступ новичкам, чтобы они сами могли указать нужную информацию, например, выбрать, как будет писаться имя и фамилия на латинице. После заполнения данных HR закрывает доступ к приветственной форме и передаёт заявку системному администратору.

Корпоративный портал всё про всех знает: создание профиля нового сотрудника в Noveo

Как оказалось, иметь одну централизованную систему для создания новых сотрудников намного удобнее, чем обмениваться письмами или лично забегать к администраторам с просьбой завести аккаунты для новичка. А раз так, то почему бы не автоматизировать и ещё один процесс, без которого, увы, не обходится ни одна компания, а именно увольнение? Хорошенько всё обдумав, мы взялись за дело.

И вот что у нас получилось. Процесс увольнения начинается с беседы между сотрудником и менеджером, они обговаривают сроки увольнения, устанавливают последний рабочий день, и менеджер запускает процесс увольнения в companystaff. Система отправляет заявки всем, кто вовлечён в этот процесс: бухгалтерии, HR-менеджерам и системным администраторам. После этого каждый отдел занимается своей работой: бухгалтерия следит за тем, чтобы было получено заявление, произведён расчёт и выданы все документы и справки, HR обновляют информацию во внутренних системах, администратор контролирует деактивацию почты, аккаунта сотрудника, доступов ко внутренним ресурсам… Завершённые действия отмечаются галочками в чекбоксах.

Корпоративный портал всё про всех знает: увольнение сотрудника в Noveo

После того, как все необходимые действия выполнены, аккаунт сотрудника автоматически блокируется в оговоренный сотрудником и менеджером день. Однако полностью данные из системы не удаляются: исходя из нашего многолетнего опыта, мы знаем много случаев счастливых возвращений в Noveo :). При камбеках снова активировать аккаунт и восстановить ранее созданные аккаунт и почту можно всего в один клик!

Со временем система росла всё больше и позволяла выполнять всё больше задач, так что появлялись новые интерфейсы и пользовательские роли. Например, обычный сотрудник может просто просматривать информацию и редактировать свой профиль, у HR есть интерфейс для создания новых сотрудников и добавления новостей, менеджер может проводить Performance Review и создавать токены доступа к внешним сервисам…

Дальнейшие изменения уже не были столь глобальными, но преследовали всё ту же цель: избавить сотрудников от рутины и лишних действий. Скажем, в Noveo очень любят дарить подарки, например, фирменные футболки и толстовки. А для того, чтобы они пришлись не только по душе, но и по размеру, этот размер нужно знать заранее. Представьте, сколько времени нужно потратить, чтобы опросить всех сотрудников компании (которых с каждым годом становится всё больше и больше) и вручную составить сводный файл, в котором указана вся необходимая информация. Теперь же размер одежды каждый сотрудник указывает в CompanyStaff (он виден только самому сотруднику), а когда придёт пора заказывать новые футболки или толстовки, HR-менеджер может получить xls-файл с нужной информацией в один клик. Конечно, всегда есть те, кто забыл или не захотел указать размер, но в целом процесс удалось значительно ускорить!

Корпоративный портал всё про всех знает: дополнительная информация о сотрудниках в системе Noveo

Примерно так же обстоят и дела с автомобильными номерами: сотрудник указывает номер в закрытой части своего профиля, а HR-менеджер может скачать документ с автомобильными номерами всех сотрудников. Во-первых, это помогает сориентироваться по необходимому количеству мест на парковке и своевременно озаботиться приобретением новых, а во-вторых, поможет предупредить сотрудника, например, если он забыл убрать свой автомобиль перед чисткой снега на территории офиса или проведением ремонтных работ.

Конечно, случалось и так, что идеи и нововведения не приживались. Например, несколько лет назад мы создали на CompanyStaff раздел с нашими внутренними тренингами, но потом оказалось, что для работы с ними он не совсем удобен. Мы нашли альтернативное решение, оставив CompanyStaff его главную роль — управление информацией о сотрудниках.

Со временем получилось так, что CompanyStaff оказался интегрирован практически со всеми нашими внутренними инструментами. Например, ТТТ — инструмент для учёта рабочего времени, о котором мы уже рассказывали, — берёт из него информацию о том, кто из менеджеров подтверждает отработанные часы сотрудника и его отпуск. А благодаря синхронизации с LDAP группы рассылки, созданные через CompanyStaff, мгновенно появляются в почтовом клиенте, а номера телефонов, указанные сотрудниками,  во внутренней АТС. У интеграции  с Exchange есть и ещё одно интересное применение: раз в неделю система отправляет письмо-напоминалку о грядущих днях рождения сотрудников, так что коллеги могут заранее подготовить сюрприз или купить подарок. Если же сотрудник не хочет поздравлений, то ему достаточно сообщить об этом в системе, и его имя не появится в списке. Поздравить именинника можно и онлайн, отправив открытку через сервис, разработанный нами пару лет назад ко дню святого Валентина. Да-да, даже такие небольшие системы тоже интегрированы со всезнающим инструментом!

Сейчас помимо неизбежного багфиксинга и незначительных улучшений мы планируем и более глобальные нововведения: например, просмотр истории всех Performance Review за время работы сотрудника. Так можно будет отследить всю историю работы: поставленные цели, достигнутые результаты, впечатления менеджера и самого сотрудника.

По аналогии с проведением Performance Review добавится и Comfort Review. В целом процедуры очень похожи, за исключением того, что на performance обсуждаются рабочие моменты и вопросы, а на comfort — насколько комфортно сотруднику работать. Например, нравится ли атмосфера в коллективе, комната, рабочее место, достаточно ли вкусный чай на кухне и насколько удобно массажное кресло :)

Вот такая вот история о том, как одностраничник, написанный в рамках учёбы, превратился в систему, которой пользуются все работники компании без исключения и с которой интегрированы все наши инструменты, так или иначе использующие информацию о сотрудниках (ну, то есть абсолютно все!). И буквально сегодня вышел релиз мобильных приложений для Android, iOS и Windows mobile; они дают всё те же возможности, что и сайт, зато их намного удобнее использовать “на ходу”!

И пусть слова “история успеха” обычно относят к людям, мы уверены, что и у проектов могут быть свои, не менее жизненные и увлекательные истории!

Интранет в Noveo: Корпоративный портал всё про всех знает

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте в нашем блоге

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: