23 мая 2017

ТТТ: кому тьфу-тьфу-тьфу, а кому Time Tracking Tool

Занимаясь разработкой программного обеспечения на заказ, мы каждый день ищем возможности упростить и автоматизировать процессы заказчика, создать системы, которые будут с одной стороны простыми в использовании, с другой стороны — эффективными и многофункциональными. Конечно, и свои внутренние процессы мы не могли обойти стороной. В Noveo мы используем немало систем, предназначенных для решения тех или иных задач; часть из них — это уже существующие решения, которые мы адаптировали под свои нужды, часть — системы, написанные нами с нуля. Об одной из таких систем и пойдёт речь в этой статье.

У каждой области есть свои специфичные задачи и потребности, уникальные процессы и роли, и тем не менее, некоторые вещи объединяют абсолютно все коммерческие компании. Например, необходимость выплачивать сотрудникам зарплату и, следовательно, вести учёт рабочего времени. В разных компаниях это может быть организовано по-разному: кто-то делает ставку на присутствие в офисе с 9 до 18, где-то полагаются на добросовестность сотрудника, но могут и нагрянуть с внеплановой проверкой, в некоторых компаниях в ход идут драконовские меры вроде отслеживания происходящего на экране и учёта времени, проведённого на работе, с помощью сканеров отпечатка пальца, стоящих на входе.

Мы в Noveo не придаём значения тому, сколько часов и в какое время сотрудник просидел в офисе перед глазами начальства, делая акцент на том, что же он успел сделать. Ну а три офиса и возможность работы из дома делают “традиционный” учёт рабочего времени попросту невозможным. Вместо этого мы разработали систему, где каждый сотрудник указывает, какими задачами он занимался и сколько времени на них потратил, а менеджер в конце месяца подтверждает или отклоняет указанные сотрудником часы (мы обычно говорим “зарепорченные”, от английского report).

Принцип работы прост: зайдя в систему, сотрудник попадает на страницу, где видит таблицу со своими недавними задачами. Выбрав нужную задачу и день, он указывает, сколько часов было потрачено, и при желании может оставить небольшой комментарий.

В рамках существующих проектов можно создавать новые задачи и подзадачи, а также закрывать те, работа над которыми уже не ведётся. Информация о том, сколько часов отработано и сколько требуется согласно производственному календарю, отображается над таблицей с задачами и отчётами. Всё удивительно просто, за годы существования системы мы не встречали ни одного новичка, который бы не понял принцип работы. Однако за удобным и интуитивным интерфейсом скрывается сложная логика и недюжинный объём вычислений: описание одного алгоритма автокомплита, помогающего по поиске задач для репорта, занимает полторы страницы.

Помимо учёта рабочего времени в ТТТ обрабатываются и заявки на отпуск: сотрудник создаёт заявку, она отправляется на подтверждение начальнику его отдела, а после подтверждения передаётся в бухгалтерию для оплаты. Больше нет необходимости писать заявление от руки, нести его начальству на подпись, потом идти в бухгалтерию, чтобы узнать, что заявление составлено неправильно, переписывать, снова ловить начальника…

Информацию обо всех своих заявках и их статусе можно просмотреть в специальном разделе. При необходимости заявку можно отредактировать — после изменения она снова отправится менеджеру на подтверждение.

Нередко бывает, что собственный отпуск приходится планировать с учётом отпусков коллег. Для этого мы добавили специальную страницу “График отпусков”, где можно увидеть все заявки, созданные в системе, или с помощью фильтра просмотреть все отпуска сотрудников в своём отделе. Заявки с разными статусами выделены разным цветом: так ещё проще сориентироваться в происходящем и получить общую картину.

Возможности, описанные выше, знакомы всем сотрудникам компании и каждый день помогают делать наши процессы эффективнее. Однако мы бы не стали писать этот пост, если бы этим дело и ограничивалось.

Итак, продолжаем знакомство с системой.

Она состоит из четырёх уровней, доступных разным пользователям: обычные сотрудники, менеджеры проектов, менеджеры отделов и, наконец, суперадминистратор. На каждом уровне у пользователя появляются дополнительные права и возможности. С функционалом для обычных сотрудников мы уже ознакомились, перейдём к менеджерам проектов.

Как уже было сказано, в конце каждого месяца менеджеры подтверждают (или отклоняют, что хоть и редко, но случается) часы сотрудников на своих проектах. Поскольку привычки и подход к работе у разных менеджеров отличаются, мы предоставили несколько возможностей для подтверждения: например, подтверждать все часы по всем проектам за неделю, подтверждать все часы сотрудника, временно откладывать подтверждение или отклонение часов… Если же сотрудник забыл зарепортить часы, менеджер может отправить ему письмо с напоминанием в один клик.

Помимо подтверждения часов менеджер может просматривать информацию обо всех трудозатратах сотрудника: какими задачами он занимался и сколько времени потратил. Эта информация используется, например, для отчётов, которые мы регулярно посылаем нашим заказчикам. Ну а кроме того это помогает оценить процент загрузки сотрудника (например, если он работает на нескольких проектах разных менеджеров) и понять, какие задачи он делает быстрее, а какие наоборот вызывают трудности и занимают больше времени.

Ещё одна возможность, доступная менеджеру, — репорт часов за другого сотрудника. Правда, зарепортить время можно только в свой проект.

Конечно, главное, чем занимается менеджер проектов, — это проекты. Управление ими также осуществляется в ТТТ. В специальном разделе менеджер может просмотреть краткую информацию обо всех проектах компании: название проекта, заказчик, тип проекта (коммерческий, инвестиционный, внутренний…) и его статус.

Помимо просмотра информации менеджер может передать свои проекты другому менеджеру, например, на время отпуска: так можно быть уверенным, что преемник получит все нужные возможности, а часы на проекте будут вовремя подтверждены. Ну а вернувшись из отпуска, вернуть проекты себе можно всего одним нажатием на кнопку.

Проекты менеджер может не только просматривать и передавать, но и создавать. Однако не стоит думать, что каждый создаёт то, что ему вздумается, — для каждого проекта автоматически назначается старший менеджер —- начальник отдела, в котором будет вестись разработка проекта.

Ещё одна небольшая, но полезная фича — возможность указать для своих проектов количество человеко-дней, по достижении которого система отправит менеджеру уведомление. Теперь следить за тем, чтобы проект не выходил за рамки бюджета, стало ещё проще!

Однако, наверное, самый захватывающий раздел, который появляется у менеджера проектов, — это статистика. Без лишней скромности скажем: возможности и гибкость раздела поражают! Если говорить в двух словах — в разделе находится информация о трудозатратах по проектам. Задачи и подзадачи можно просматривать как в виде дерева, так и плоским списком.

Всё остальное — бесконечный простор для кастомизации. Можно выбрать любой период времени, просматривать свои часы, часы на своих проектах, трудозатраты сотрудников на своих проектах… Добавим к этому возможность отображать и скрывать отпуска и фильтры по проектам, задачам, заказчикам и сотрудникам — и в итоге мы получаем систему, которая способна предоставить по запросу буквально любую информацию. Конечно, требуется немного времени, чтобы научиться пользоваться всем этим на полную катушку, зато потом получение нужных данных становится вопросом нескольких секунд. Любые полученные сведения можно выгрузить в csv, просто нажав на кнопку “Экспорт”.

Согласитесь, возможности для менеджеров проектов уже впечатляют. Поднимемся ещё на ступень выше — к менеджерам отделов.

Помимо всех уже перечисленных возможностей, именно менеджеры отделов подтверждают и отклоняют отпуска сотрудников. Менеджер может просмотреть все открытые заявки на отпуск и детали каждой из них, то же касается уже подтверждённых и отклонённых заявок. Даже после того, как заявка была подтверждена или отклонена, менеджер может изменить своё решение в один клик. Сотрудник немедленно получит уведомление по почте.

Разделы “Проекты” и “Статистика” для менеджера отдела выглядят и работают так же, как и для менеджера проектов, за исключением того, что добавляются дополнительные возможности. Так, менеджер отдела может редактировать любой проект, разработка которого ведётся в его отделе, и назначать менеджеров таких проектов по своему усмотрению. В разделе же “Статистика” появляются дополнительные вкладки “Сотрудники отдела” и “Проекты отдела”, к которым также применяется всё многообразие сортировок и фильтров, описанных выше.

Итак, остался последний, высший уровень доступа к системе. Обычно в ИТ это называется “уровень доступа — бог”. Человек с такими правами может ВСЁ. Ему доступна вся информация обо всех проектах и сотрудниках, он может редактировать любые проекты, менять их статус и тип, назначать менеджеров и старших менеджеров…

ТТТ также позволяет редактировать производственный календарь, на котором основываются нормы выработки за месяц.

Информация о праздничных и сокращённых днях, указанная в специальном разделе финансовым директором, появляется в разделе “Задачи и отчёты” у всех сотрудников.

Но и это ещё не всё! Высший уровень доступа даёт возможность управлять интеграцией ТТТ с другими внутренними системами при помощи создания, редактирования и удаления API токенов и прав доступа. Проще говоря, именно здесь определяется, какие системы могут подключаться к ТТТ и какую информацию им позволено из него получать и ему передавать.

За счёт обилия возможностей, прав доступа и пользовательских ролей у вас могло сложиться впечатление о ТТТ как о всемогущей и всезнающей системе, разобраться с которой под силу только очень крутому пользователю, и то после полугода работы. На самом деле это не так: инструмент весьма дружелюбен и всегда напомнит вам о том, что стоит сделать. Например, за несколько дней перед отпуском посоветует не затягивать с передачей дел, по возвращении подскажет, что переданные другому менеджеру проекты нужно не забыть вернуть себе, а если на прошлой неделе вы заработались и забыли зарепортить часы — умная система мягко намекнёт вам об этом.

Проект успешно работает уже более десяти лет, и помимо доработок, багфиксинга и внедрения небольших фич претерпевал и глобальные изменения. Он прошёл через несколько редизайнов, появлялись и исчезали целые страницы, разделы и пользовательские роли. Так, после открытия офиса в Санкт-Петербурге появилась новая роль “руководитель офиса”, недавно была полностью пересмотрена работа со статистикой, а сейчас рассматривается возможность добавить управление больничными листами аналогично тому, как это работает в отношении отпусков.

Что будет дальше? Покажет время. Компания растёт и развивается, и вместе с ней развиваются и все её внутренние инструменты.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте в нашем блоге

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: