Noveo

Наш блог Короткий е-мейл = прочитанный е-мейл!

Короткий е-мейл = прочитанный е-мейл!

10 причин, по которым Ваши мейлы слишком длинные

Крейг Джерроу (Craig Jarrow)

Оригинал взят на Time Management Ninja: http://timemanagementninja.com/2012/11/10-reasons-your-emails-are-too-long

Недавно я получил мейл с просьбой ответить на простой вопрос. Тем не менее, сам мейл занимал три страницы. Все письмо могла уместиться в три строчки, однако автор предпочел написать целый трактат. Разумеется, я не дочитал письмо до конца. И отвечать на него не стал. А Ваши письма тоже никто не читает, потому что они слишком длинные?

Длинные письма остаются непрочитанными

Вы можете считать мейлы чем-то естественным и интуитивно понятным, но умению эффективно общаться по электронной почте нужно учиться так же, как и любому другому мастерству. При умелом использовании мейл может быть очень действенным инструментом. Однако эффективность мейла определяется прежде всего его размером. Ваши письма не читают в основном потому, что они слишком длинные. Написать длинное письмо не значит гарантированно получить результат. Люди стремятся быстрее разобрать входящие мейлы и отнюдь не горят желанием читать многостраничные пространные письма.

Пишите короткие письма

Не поддавайтесь желанию писать длинные, чересчур подробные письма. Если вы понимаете, что составляете долгий и обстоятельный ответ, вероятно, лучше позвонить, чем пытаться превзойти адресата в умении писать длинные мейлы. Чем короче и лаконичнее ваши письма, тем больше у них шансов на прочтение, понимание и ответные действия.

10 причин, делающих ваши письма длинными:

  • Вы сами не знаете, что хотите сказать. Как будто кто-то вам звонит и спрашивает: «Как дела?». Ну, я не знаю… Это же ты мне позвонил… Повремените с этим письмом, пока не появится конкретного вопроса или сообщения.
  • Вы сами не знаете, о чем говорите. Как те люди, что бесконечно долго говорят на собраниях, чтобы замаскировать свою неосведомленность. Но длинное письмо не скроет отсутствия знаний, хотя подобная практика популярна во многих компаниях у сотрудников, рассылающих письма, чтобы сымитировать занятость.
  • Ваша подпись не всегда необходима. Не во всех ваших мейлах обязательно должна присутствовать подпись на полстраницы. Проверьте, не пишете ли вы писем с одним словом ответа и подписью на полстраницы? Заодно удалите вложенные изображения и умные цитаты.
  • Вы пишете книгу. Но мейлы – не книги. Если вы хотите сообщить дополнительную информацию, присоедините соответствующие документы. Если вы вставляете в текст письма большую таблицу, подумайте, не лучше ли будет отправить ее вложенным файлом.
  • Вы рассылаете спам. Это часто случается в крупных компаниях. Сотрудники думают, что должны посылать друг другу информацию о том, над чем они работали, во всех подробностях. И так делают не только те, кто работает в разных офисах. Мне раньше приходили ежедневные многостраничные отчеты от парня с другого конца коридора. Конечно, ненужные.
  • Вы растекаетесь мыслью по древу. Не пишите письмо на 2 страницы, чтобы задать вопрос в одной строчке. Будьте лаконичными. Спасибо.
  • Вы пересылаете информационный бардак. Вместо того, чтобы потратить время на объяснения, Вы просто пересылаете поток Ваших е‑мейлов. Наверняка вы сами хоть раз получали одно из таких посланий ‑ «См. ниже». Да, но я не хочу читать 45-страничный обмен письмами, в котором Вы участвовали.
  • Сообщение не должно было быть в форме е-мейла. Не пишите е-мейл, если на самом деле нужно провести митинг. Или позвонить. Иногда мейл – не самый лучший выбор для Вашего сообщения. Если объяснение занимает больше, чем несколько строчек, бросьте писать е‑мейл и поговорите с человеком лично.
  • Мейлов должно было быть несколько. Вот хороший пример: начальник отдела пишет о проблемах всей команды в одном мейле. Вы можете подумать, что это – попытка сделать коммуникацию эффективной, но один общий е-мейл, в котором объединены несколько частных, не является оптимальным решением для каждого адресата в отдельности. И создает еще большие неудобства, когда кто-нибудь выбирает опцию «ответить всем».
  • Вы не перечитываете свои мейлы. После того, как Вы написали е-мейл, стоит перечитать его, прежде чем отсылать адресату. Кроме очевидных орфографических и грамматических ошибок, нужно обратить внимание на его содержание, осмысленность и лаконичность. Еще одно хорошее правило, проверенное на практике: перед тем, как отослать е-мейл, нужно перечитать его столько раз, сколько у него адресатов (И да, правило действует для любого количества адресатов).

Убедитесь, что е-мейл написан по существу

В современном мире высокоскоростного общения никто не хочет читать чересчур длинные послания. Если Ваш е-мейл написан кратко и по существу, его получатели скорее поймут его суть. Помните, что краткий и простой е-мейл всегда будет эффективнее трехстраничного письма.

Итак, виновны ли Вы в написании длинных е-мейлов?

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

НазадПредыдущий пост ВпередСледующий пост

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: